处理事务要分清轻重缓急作者：佚名 来源：中国书报刊博览 发布时间：2006-10-28 3:39:57 |
古人云：“事有先后，用有缓急。”办公做事也是如此，分清事情的轻重缓急，不但做起事来井井有条，完成后的效果也是不同凡响。次序处理好了，不但能够节约办公时间、提高办公效率，最重要的是能给自己减少许多麻烦。
工作中常会遇到千头万绪、问题繁多的情况，这时就需要我们把问题的轻重缓急分清，然后找到其中最迫切需要解决的问题，并集中力量解决它。
在一次上时间管理课时，教授在桌子上放了一个能装水的罐子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放完后问他的学生：“你们说这罐子是不是满的？”“是 !”所有的学生异口同声地回答。“真的吗 ?”教授笑着问。然后又从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇又加了一些，直至装不进了为止。他再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的？”这次他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生小声回答道：“也许没满。”“很好 !”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢 ?还是没满？”“没有满。”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答。“好极了 !”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。称赞完后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子中。当这些事都做完之后，教授正色问他班上的同学：“我们从上面这些事情中得到了哪些重要的启示？”
班上一阵沉默，一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙、行程排得多满，如果要挤一下还是可以多做些事的。”
教授听到这样的回答点了点头，微笑着说：“答得不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里教授故意停住，用眼睛扫了全班同学一遍后说：“我想告诉各位的最重要的信息是，如果你不先将大的‘鹅卵石’放进罐子里去，也许你以后永远都没有机会再把它们放进去了。”
工作中有长远目标、短期目标、即时目标。这些目标有时候会像热气球遇上麻烦一样到处乱撞，照顾了这一点又忘记了那一点；无论怎样权衡利弊，始终不能尽善尽美。这时一定要善于发现并解决最迫切的问题。只有先解决这些问题，才能解决其他问题。
凡事都有轻重缓急，重要性最高的事情应该优先处理，不应将其和重要性最低的事情混为一谈。对于那些零零散散的事务，我们可以先把它们按照“急重轻缓”的顺序，整理好再着手处理。
当然，经验告诉我们，没有人能永远按照事情的轻重程度去做事。但请注意：处理事务分不清轻重缓急是一种对办公时间无谓的浪费。进一步说，它是办公中另一种隐形浪费，它常常把辛勤劳动的成果弄得乱七八糟，它如同包裹在美丽蝴蝶身上的那一层难看的蛹衣，会掩盖住你的一些出色的工作能力。
来源：中国书报刊博览
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